政策

政策:

利记sbo提供小额现金基金，以加快紧急或小额非日常采购，如邮资, 办公用品, 或其他不能通过标准采购程序购买的小件物品(参见 采购和应付帐款政策). 零用现金不得用于支付工资、预支现金、贷款或兑现个人支票. 大学资金不得用于购买个人或私人用途.

范围:

本政策及其相关程序适用于所有利记sbo员工, 包括使用零用现金的学生雇员和合同工.

政策原因:

本政策旨在确保:
 

• 妥善管理大学资产


• 在获取商品和服务时保持诚信


• 对资金来源的问责


• 在适当的控制下，及时、有效地满足大学社区的需求


• 遵守合乎道德的商业惯例


• 遵守适用法律

过程:

1. 零用现金基金的设立

要建立零用现金基金，主管必须向采购和应付帐款办公室提出书面请求，说明该请求是持续的还是临时的, 比如一个事件. 主管还应说明:
 

• 零用现金基金的使用目的


• 为什么标准的采购程序不适合这种用途


• 零用现金如何得到保障


• 所要求的金额

零用现金应保存在上锁的零用现金箱中，并放置在安全的地方. 零用现金箱要通过部门的办公用品账户购买.

零用现金基金如果不再需要或基金处理不当，将从办公室或部门撤出.

2. 使用方法
 

• 每个办公室或部门必须指定一名授权人员负责处理零用现金


• 负责人必须预先授权使用零用现金进行任何采购. 购买商品的个人必须提供收据, 哪些必须由负责人签首字母


• 在任何时候，手头的现金和已支付的收据总额必须与基金的原始金额相一致


• 零用现金在任何时候都要接受财务司和司库代表的不事先通知的审计


• 如果零用现金耗尽, 负责处理零用现金的人员必须在备用金补充之前，将收据与剩余现金进行核对(见零用现金核对与补充), 下图)


• 零用现金必须在每个会计年度结束时(5月31日)使用会计报表进行核对 零用现金核对及补充表，必须提交给 采购和应付帐款办公室 不迟于6月10日

3. 零用现金核对和补充
 

1. 核对和补充零用现金, 完成零用现金核对和补充表.


2. 使用Banner，提交补货申请单. 采购订单接收副本的电子版本将转发给请求办公室或部门进行验证.


3. 向采购和应付账款办公室提交一份零用现金调节和补充表的副本，并附上签收副本. 保留所有收据和原始备用金和备用金及补充表存档.


4. 一旦请求被处理, 将签发一张支票，收款人是处理零用现金基金的人.

责任:

确保对利记sbo资产的适当管理是利记sbo所有员工的责任, 在获取商品和服务时保持诚信, 并确保对资金来源负责.

执行:

执行Utica大学的政策是每个政策的“资源/问题”部分列出的办公室或办公室的责任. 负责办公室将联系有关教职员工的适当当局, 学生, 供应商, 或者违反政策的游客.

利记sbo承认，大学的政策可能无法预料到可能出现的每一个问题. 因此，大学保留就本政策的执行作出合理和相关决定的权利. 所有这些决定都必须得到大学官员的批准.e. 校长、教务副校长或财务副校长).

资源/问题:

如有任何问题或其他信息，请与 采购和应付帐款办公室.

请注意，其他利记sbo的政策可能适用或与此政策相关. 如果需要查询相关策略，请使用在线策略手册中的“关键字查询”功能.