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综合资讯科技服务

计算机设备采购和计划更换

政策:

综合信息技术服务办公室(IITS)将协调购买所有大学拥有的计算机相关设备，用于与利记sbo有关的校内和校外使用. 此外, certain items will be replaced as part of the University’s scheduled replacement strategy. 计划更换策略中未涵盖的项目需要获得区域副总裁或院长的批准才能购买和/或更换.

软件, 硬件, 个人员工用自己的钱或违反本政策购买的其他设备将不受IITS的支持, except that IITS will 提供 limited support in assisting users to connect personal devices to the wireless Internet.

Only 硬件 and software that has been approved and 购买d through IITS will be eligible for scheduled replacement. 然而, the replacement schedule does not guarantee that computers will automatically be replaced. 在资金允许的情况下，将更换符合条件的计算机. 如果资金不可用, IITS may request a variance in consultation with the appropriate vice president or dean.

异常

这一政策适用于所有计算机和外围设备的教师, 工作人员, and computer labs regardless of the physical location of the personnel or equipment. 然而, the scheduled replacement strategy does not include 辅助机器 (see below) and/or specialized labs such as the Economic Crime, 司法研究, 以及网络安全大楼的取证专用计算机, 雷蒙德·西蒙融合媒体中心, 交易室, 及建筑管理实验室, 虽然它确实规定了购买这种设备的程序. 部门电脑采购与科学仪器捆绑在一起, 用于研究项目的, 或其他专用系统不作为更换周期的一部分进行更换. These computers often integrate with specialized equipment and therefore fall under the category of specialized needs. IITS将与教师和/或工作人员和供应商合作，以确保所购买的计算机符合系统要求，并适当地防止病毒, 不必要的用户, 还有其他的弱点.

如果电脑损坏无法修复, 失去了, 或被盗, 如果该员工的副总裁或院长认为计算机的丢失或不足妨碍了该员工履行其职责, the computer will be replaced regardless of whether it was scheduled for replacement or not.

范围:

This policy applies to all faculty and 工作人员 who use computer and peripheral equipment for University-related purposes, 不管设备在哪里, 此外还包括所有计算机实验室.

政策原因:

该政策的目标是确保所有大学员工都能获得足够能力的计算资源，以支持履行其工作职责，同时确保硬件和软件的兼容性, 功能, 可访问性, 安全, 和利记sbo. 这种方法可以简化规范, 收购, 以及新设备的部署和旧设备的处置, 并为计算资源设定最佳标准.

定义:

批准: Written or verbal authorization from the appropriate vice president or dean to 购买 computer equipment.

基本计算需求: 除了一台标准的台式电脑,includesword处理, 电子通讯, 互联网接入, 电子表格, 数据库, and essential institutional data access considered minimal computing needs for Utica employees. 视情况而定，包括为帮助残障人士而设计的软件. 其他特殊需要, 比如二级机和高级硬件, 必须由相应的副校长或院长授权.

计算机设备: 包括计算机、外围设备、相关设备和软件.

辅助机器: 辅助用户主要台式机或笔记本电脑的设备. These may include netbooks, laptops, tablets, desktops, and other supporting machines. 这些设备不属于标准更换周期的一部分, 并且需要事先获得相应的副校长或院长的授权.

专业需求: 先进的硬件, 辅助机器, and 辅助 or peripheral devices needed for specialized computing beyond basic computing needs. 这些设备不属于标准更换周期的一部分, 并且需要事先获得相应的副校长或院长的授权.

标准的笔记本电脑: 一种具有预定规格的移动计算机，当用户需要一台笔记本电脑来完成他或她的工作要求时，它是默认购买的设备. 包括一个坞站(如果可能的话)、键盘、鼠标和手提箱. 额外的电池, 电力供应, or specification upgrades are not included but may be available upon approval from the appropriate vice president or dean.

标准台式电脑: 一种具有预定规格的非移动计算机，当用户不需要笔记本电脑来完成他或她的工作要求时，它是默认购买的设备. 包括键盘、鼠标和显示器.

需求高峰期: Typically, the first two weeks of any semester and the first two weeks of any replacement phase. 这几周可能会重叠.

网络打印机: Printers that are used by two or more individuals and are connected to the campus network.

过程:

购买新电脑、设备和软件

鼓励大学社区协助学院采取节省成本的措施，尽可能批量订购电脑设备. 为此，将每月进行批量采购. 申请必须在每个月的第一天提交. 请求可以提交到硬件和软件请求网站:

http://nascjf.themindbehind.net/request

新教员(全职)

新聘用的终身教职或长期合同教职员工通常会获得一台新的标准台式电脑，其中包括一台标准显示器. 在某些情况下, 当与现有硬件或软件的兼容性有问题时，或者当前任的计算机足够时，新教员将获得现有的系统.
如果教职员和院长都认为需要特殊的设备或软件包，而不是标准的台式机, 需要院长的授权. IITS should be notified as soon as possible to speed 订购 of the computer components. 对专门软件和设备的支持可能无法通过IITS获得. 当这种支持是不可能的, 相关人员有责任与供应商作出适当安排，以获得专门软件或设备的支持.
远程教学的全职教师应该使用他们的个人电脑，除非使用利记sbo拥有的电脑得到院长的批准.

新学院(短期)

被临时聘用的教师(如.e., one to four years) contract or in visiting positions will be issued a computer and monitor from inventory.

新的兼职教员

聘请兼职教学的教师将从大学的库存中获得足够的设备.
远程教学的兼职教师应该使用他们的个人电脑，除非使用利记sbo拥有的电脑得到院长的批准.

新员工

新入职的职员一般使用前任职员留下的电脑. Replacement of these computers depends on their age and place in the replacement cycle.
If the computer is not capable of supporting the office’s computing needs, another will be 提供d.
除更换计划外，任何非标准设备或设备的要求都需要得到相应的副校长或院长的批准.
在家或远程工作的员工应该使用他们的个人电脑，除非使用利记sbo拥有的电脑是由员工的主管批准的.

软件

IITS will 提供 University employees with a standard set of software as defined by Basic Computing Needs above. 需要额外软件的员工需要得到相应的副校长或院长的批准，并且在购买之前需要咨询IITS以确保兼容性.
员工在安装任何软件之前必须咨询IITS. IITS will make an attempt to verify that the software is the best fit for the user’s configuration. IITS不负责非标准软件的安装或支持. IITS不能保证用户安装的软件可以从旧电脑上转移，也不能保证在提供新电脑时软件能正常运行.
The term “software” includes the contracting of third party 服务s and/or websites for any purpose.

订单

每个办公室将指定一名联系人，该联系人被授权为部门协调和提交计算机设备订单，以实现高效和有效的沟通.
必须尽快通知IITS非标准计算机设备需求，以提供足够的时间来完成信息收集, 订购, 和部署.
Requests for non-standard computer equipment or out-of-cycle replacements must be approved by the appropriate vice president or dean.
请求购买外围设备, 辅助, 或者像扫描仪这样的辅助设备, 闪存, and single-use printers must be approved by the appropriate vice president or dean in consultation with IITS to ensure that compatibility, 功能, 和利记sbo是对大学社区最好的.

更换电脑及设备

There may be cases where computers or equipment scheduled for replacement may no longer be needed. 适当的副校长或院长应与IITS人员协商，以确定更换计算机或设备的明智性, 但副校长和院长拥有做出此类决定的最终权力.

电脑

Eligible computers will be replaced every five years, 提供d that funding is available. IITS将在更换前两周根据更换周期通知每个用户和区域副总裁和/或设备主任. 如果用户有多台计算机, 更换计划将更换用户的主机. Any 购买s above and beyond the primary machine require approval from the appropriate vice president or dean. 电脑 being replaced must be made available by users to IITS during the appropriate phase to allow timely processing of equipment.

Replacements will be disbursed based on age of equipment, with the oldest receiving highest priority.

在极少数情况下, 在符合大学利益的情况下，使用频率异常高或磨损过度的电脑可先于旧设备更换.

被认为无法修复的电脑将尽快更换.

IITS will 提供 advanced notice to users at the start of each phase so the user may prepare for computer replacements. 这将允许用户计划IITS所需的停机时间，以便及时安排更换和执行所需的升级过程.

相关的设备

Computer monitors are replaced on an eight-year cycle, 提供d that funding is available. 监视器按年龄更换，最老的先更换，或者如果发生任何故障. Requests for second or larger sized monitors require prior approval from the appropriate vice president or dean.

Network printers are replaced on a six-year cycle, 提供d that funding is available. 打印机将被功能相同的设备所取代. Offices requesting printers with additional features or options require prior approval from the appropriate vice president or dean.

文件

IITS桌面迁移工作人员将备份和传输与工作相关的文件和其他用户数据从旧计算机到它们的替代品, 因为文件和/或电子邮件可能需要转换才能使用较新的软件. 出于法律目的, 文件需要从一个用户传输到另一个用户, 比如当员工发生变化时, 需要相应主管的批准.

责任:

秩序是印度理工学院的责任, 购买, 提供, 服务, 替换教师, 工作人员, and computer lab facilities with equipment capable of accomplishing basic computing tasks. IITS还将跟踪所有主要计算设备，以确保及时更换.

It is the responsibility of users to make equipment available to IITS for replacement when requested.

执行:

执行Utica大学的政策是每个政策的“资源/问题”部分列出的办公室或办公室的责任. The responsible office will contact the appropriate authority regarding faculty or 工作人员 members, 学生, 供应商, 或者违反政策的游客.

利记sbo acknowledges that University policies may not anticipate every possible issue that may arise. The University therefore reserves the right to make reasonable and relevant decisions regarding the enforcement of this policy. 所有这些决定都必须得到大学官员的批准.e. 总统, 教务长兼学术事务副校长, 执行副总裁兼首席晋升官, 财务副总裁, 或法律事务副总裁兼总法律顾问).

资源/问题:

如有任何问题或其他信息，请联系计算机帮助台. 另见采购和应付帐款政策.

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